Skype para Empresas es una herramienta clave para la comunicación en el ámbito laboral. Descubre cómo esta plataforma puede transformar la manera en que tu equipo interactúa y gestiona proyectos.
Este artículo explora siete estrategias efectivas para aprovechar al máximo Skype en tu empresa, mejorando la colaboración y la eficiencia.
¿Qué es Skype para Empresas?
Skype para Empresas es una versión avanzada de Skype, diseñada específicamente para uso corporativo.
Ofrece características adicionales como mayor seguridad, capacidad de integración con herramientas de Microsoft Office, y funciones avanzadas de administración y reportes.
A diferencia del Skype regular, está orientado a satisfacer las necesidades de comunicación y colaboración en el entorno empresarial.
Esto incluye reuniones en línea, llamadas a conferencias y mensajería instantánea en un entorno más controlado y profesional.
Beneficios
Usar Skype para Empresas es útil por varias razones relacionadas con finanzas.
- Puede reducir costos de comunicación, especialmente en llamadas internacionales, lo que se traduce en ahorros.
- Facilita reuniones remotas, ahorrando dinero en viajes y alojamiento.
- Mejora la eficiencia en la comunicación interna y con clientes, lo que puede aumentar las ganancias.
- La colaboración en tiempo real y el compartir archivos facilita proyectos y puede acelerar la generación de ingresos.
- Puede mejorar la productividad y reducir costos operativos.
7 Maneras de Maximizar Skype para Empresas
Cada una de estas estrategias fomentan un camino seguro hacia una mejor comunicación virtual empresarial.
1. Formación y Desarrollo
Proporciona formación regular a los empleados para asegurar que utilizan todas las características de Skype para Empresas de manera eficiente.
- Desarrolla programas de formación que aborden sesiones interactivas, webinars y cursos online.
- Proporciona a los empleados acceso a materiales educativos como tutoriales en video, manuales y guías paso a paso.
- Organiza talleres prácticos donde los empleados puedan aprender mediante la práctica.
- Crea una sección de FAQ para ayudar a los empleados a resolver dudas comunes de manera rápida.
- Asegúrate de que hay un equipo disponible para ofrecer asistencia técnica y resolver problemas específicos.
- Establece un sistema para recoger feedback de los empleados sobre la formación y ajustarla según sea necesario.
- Mantén a los empleados informados sobre actualizaciones y nuevas características de Skype para Empresas para que puedan seguir aprovechando al máximo la herramienta.
2. Integración con Microsoft Office
Usa la interfaz de Skype para Empresas para conectar con otras aplicaciones de Office. Sigue las guías de integración disponibles en la documentación de Microsoft.
Con Cuáles Integrar:
- Outlook: Para organizar reuniones, compartir calendarios y gestionar contactos.
- SharePoint: Para compartir documentos y colaborar en proyectos.
- OneDrive: Para acceder y compartir archivos fácilmente durante las conversaciones.
- Microsoft Teams: Para una colaboración en equipo más amplia.
3. Enfoque en la Seguridad
Asegúrate de que las configuraciones de seguridad y privacidad están optimizadas para proteger tus comunicaciones.
- Implementa políticas de autenticación sólidas, como el uso de contraseñas seguras y la autenticación de dos factores.
- Controla quién tiene acceso a qué funciones en Skype. Restringe funciones según el rol del usuario.
- Establece y comunica políticas claras sobre el uso aceptable de Skype para Empresas.
- Mantén el software siempre actualizado para proteger contra vulnerabilidades de seguridad.
- Asegúrate de que todas las comunicaciones a través de Skype estén cifradas.
- Realiza un seguimiento de la actividad en Skype para detectar y responder a posibles problemas de seguridad.
- Educa a los empleados sobre prácticas seguras y conciencia sobre la seguridad en línea.
4. Explotar las Funciones Avanzadas
Anima a los empleados a utilizar funciones como:
- Videoconferencias en HD: Soporta video de alta definición para reuniones virtuales.
- Grabación de Reuniones: Permite grabar llamadas y reuniones para revisión posterior.
- Funciones de Telefonía Avanzada: Incluye capacidades como desvío de llamadas, espera de llamada y voz a texto.
- Controles de Moderación en Reuniones: Controla quién puede hablar y presentar en reuniones.
- Capacidad de Encuesta y Votación: Realiza encuestas y votaciones en tiempo real durante las reuniones.
- Reportes y Análisis de Datos: Proporciona análisis detallados sobre el uso de la plataforma.
5. Establecer Canales de Soporte
Ofrece soporte técnico y una plataforma para que los empleados puedan compartir feedback y resolver problemas.
- Equipo de Soporte Dedicado: Forma un equipo especializado en asistencia técnica de Skype para Empresas.
- Portal de Soporte: Crea un portal en línea donde los empleados puedan encontrar recursos y hacer consultas.
- Línea Directa y Correo Electrónico: Ofrece números de teléfono y direcciones de correo electrónico para soporte directo.
- Capacitación para el Equipo de Soporte: Asegúrate de que el equipo de soporte esté bien capacitado y actualizado con las últimas funcionalidades de Skype para Empresas.
6. Análisis y Reportes
Utiliza las herramientas analíticas de Skype para Empresas para mejorar la comunicación y colaboración.
- Identificar Patrones de Uso: Analiza los datos para entender cómo se utiliza Skype en tu empresa. Busca tendencias como horas pico de uso o funciones más utilizadas.
- Medir la Calidad de las Llamadas: Usa los reportes para evaluar la calidad de las llamadas y videoconferencias. Identifica y resuelve problemas de conectividad o calidad.
- Retroalimentación de los Usuarios: Recopila y analiza el feedback de los usuarios para entender sus necesidades y cómo mejorar su experiencia.
- Eficiencia en la Comunicación: Evalúa cuánto tiempo se gasta en reuniones y busca formas de hacerlas más eficientes.
- Capacitación Dirigida: Usa los datos para identificar áreas donde los empleados necesiten más formación o apoyo.
- Optimizar Recursos: Determina si se están utilizando todos los recursos disponibles en Skype y ajusta la asignación de acuerdo a las necesidades.
- Planificación Estratégica: Utiliza los análisis para planificar futuras expansiones o mejoras en la infraestructura de comunicaciones.
7. Promover la Comunicación Virtual
Fomenta una cultura que valora las reuniones virtuales y la colaboración a distancia, aprovechando al máximo las capacidades de la plataforma.
- Establece y comunica una política clara que fomente el uso de herramientas virtuales como Skype para Empresas.
- Implementa reuniones virtuales regulares para acostumbrar a los empleados a esta modalidad.
- Proporciona a los empleados el equipo necesario para una comunicación virtual efectiva, como auriculares, cámaras y micrófonos.
- Organiza eventos virtuales como cafés virtuales, sesiones de brainstorming y eventos de team-building.
- Asegúrate de que los líderes de la empresa den el ejemplo usando y promoviendo activamente las herramientas de comunicación virtual.
Conclusión
Expandir Skype para Empresas en una compañía es una estrategia eficaz para mejorar la comunicación y colaboración en el entorno laboral.
Radica en aprovechar sus funciones avanzadas, integraciones con otras herramientas de Office y enfocarse en una implementación segura, la capacitación, el soporte y la adaptación.
Con estos elementos en su lugar, Skype para Empresas se convierte en una herramienta invaluable para cualquier organización moderna que busca optimizar sus operaciones de comunicación.
